Facturation et paiements
Factures automatiques, enregistrement des paiements, relances, prélèvement SEPA et quittances de loyer.
Vue d'ensemble de la facturation
La page Facturation sert au pilotage de masse des factures : contrôler les brouillons, envoyer les factures prêtes, consulter le registre, suivre les retards et retrouver les quittances.
Les factures sont organisées en onglets : À traiter, Brouillons, Factures, Relances et Quittances. Cette séparation évite de mélanger les actions de masse et la simple consultation.
Pour le suivi d'un locataire précis, ouvrez sa fiche : l'onglet Facturation permet de retrouver, filtrer, valider et dupliquer ses pièces de facturation, puis l'onglet Compte locataire détaille le solde, les paiements, les avoirs et les mouvements historiques.
Comprendre les onglets du module Facturation
À traiter
C'est la file de travail opérationnelle. Elle regroupe les brouillons à contrôler, les factures validées mais non envoyées, les retards à suivre et l'accès à la génération de masse. La carte À envoyer descend vers la liste d'envoi quand des factures sont disponibles ; si le compteur est à zéro, elle est affichée comme inactive.
Brouillons
Cet onglet contient les factures préparées mais pas encore validées. Une facture en brouillon peut être contrôlée, ajustée, validée ou supprimée selon le cas.
Factures
Cet onglet est un registre de consultation. Il affiche les factures et avoirs validés, avec recherche et filtres, mais sans sélection de masse pour l'envoi.
Relances
Cet onglet synthétise les factures en retard et donne accès au module Relances, où l'envoi et l'historique des relances sont centralisés.
Quittances
Les quittances disposent de leur propre registre après Relances. Elles ne sont pas mélangées au registre des factures afin de conserver une lecture plus claire des reçus de paiement.
Génération automatique des factures
Chaque mois, MyGestia génère automatiquement des brouillons de factures pour tous les baux actifs. Ce processus planifié s'exécute quotidiennement à 7h du matin.
Vérifiez les brouillons
Les factures générées ont le statut Brouillon. Consultez-les dans l'onglet Brouillons pour vérifier les montants (loyer + charges + taxes).
Validez les factures
Cliquez sur Valider pour chaque facture. La facture passe au statut Validée et un numéro de facture séquentiel lui est attribué.
Envoyez par email
Depuis À traiter, utilisez la section Factures à envoyer pour transmettre les factures validées en masse. Un PDF est généré automatiquement avec votre logo, les coordonnées bancaires et le détail des lignes.
Exemple concret :
Le 1er avril à 7h, MyGestia crée un brouillon « FAC-2026-0042 » pour le bail de Jean Dupont : loyer 950 € + charges 80 € = 1 030 € TTC. Vous le vérifiez dans Brouillons, cliquez sur Valider, puis l'envoyez depuis À traiter. Jean reçoit un PDF professionnel avec votre logo, l'IBAN pour le virement et le QR code de paiement.
Astuce
Cycle de vie d'une facture
Une facture suit un parcours précis, chaque étape étant identifiable par un badge de couleur :
Enregistrement des paiements
Lorsqu'un locataire paie son loyer, vous enregistrez le paiement dans MyGestia. L'application gère les paiements totaux, partiels et multi-factures.
Paiement total
Depuis la fiche facture, cliquez sur Enregistrer un paiement. Sélectionnez le mode de paiement (virement, chèque, espèces, prélèvement) et la date. Le montant est pré-rempli avec le solde dû.
Paiement partiel
Modifiez le montant pour enregistrer un paiement partiel. La facture passe au statut Partiellement payée et le solde restant est affiché.
Paiement multi-factures
Si le locataire paie plusieurs factures en un seul virement, vous pouvez ventiler le montant sur plusieurs factures depuis la page de paiement.
Onglets Facturation et Compte locataire
La fiche locataire sépare les informations financières en deux onglets pour éviter de mélanger les factures MyGestia et les mouvements de compte.
Piloter les pièces du locataire
Depuis Locataires, ouvrez la fiche du locataire. L'onglet Facturation affiche les brouillons, factures en attente, factures émises, avoirs et factures en retard avec leur date, numéro ou brouillon, type, période, montant TTC et statut.
Valider ou dupliquer
Les brouillons peuvent être validés directement depuis la ligne. L'action Dupliquer crée une nouvelle facture en brouillon dans le module Facturation, sans reprendre les paiements ni le numéro.
Suivre la situation du compte
L'onglet Compte locataire présente les indicateurs : total facturé, total avoirs, total paiements et solde dû. Le tableau des mouvements déroule les débits et crédits dans l'ordre chronologique.
Importer un historique
Utilisez Importer un relevé pour reprendre un export CSV/TSV d'un ancien logiciel : date, libellé, débit, crédit, solde après mouvement, référence et période concernée. Ces lignes restent des mouvements historiques, sans numéro de facture MyGestia.
Importer un solde précédent
Utilisez Importer un solde précédent pour reprendre un montant TTC dû ou créditeur à la date de démarrage. Cette reprise ne génère aucune facture.
Information
Relances automatiques
Les factures impayées sont relancées automatiquement selon un système en 3 niveaux. Les relances sont envoyées chaque lundi matin à 8h.
Niveau 1 : Relance courtoise
Envoyée 7 jours après la date d'échéance. Ton amical rappelant le montant dû et la date d'échéance dépassée.
Niveau 2 : Relance ferme
Envoyée 21 jours après l'échéance. Ton plus formel mentionnant les conséquences possibles en cas de non-paiement.
Niveau 3 : Mise en demeure
Envoyée 45 jours après l'échéance. Dernier rappel avant procédure contentieuse, mentionnant les recours légaux.
Information
Quittances de loyer
Une quittance est un reçu officiel attestant que le locataire a bien payé son loyer. Elle est générée uniquement pour les factures dont le paiement est complet.
Générer une quittance
Depuis la fiche d'une facture payée, cliquez sur Générer la quittance. Un PDF est créé avec les informations du bailleur, du locataire, la période concernée et le détail du paiement.
Envoyer par email
La quittance peut être envoyée directement par email au locataire ou téléchargée en PDF.
Retrouver les quittances
Les quittances validées sont regroupées dans l'onglet Quittances du module Facturation, placé après Relances.
Preuves d'envoi des factures et quittances
Chaque envoi de facture ou de quittance par email crée une preuve d'envoi consultable depuis la fiche facture et depuis Documents > Preuves d'envoi.
Vérifier l'envoi
La fiche facture affiche les preuves liées : destinataire, date d'envoi, statut Resend, dernier événement reçu et accès au détail.
Contrôler le contenu envoyé
La preuve conserve l'empreinte SHA-256 du HTML de l'email et du PDF joint. Si le PDF est archivé dans Documents, le chemin de stockage est également conservé.
Gérer les échecs et renvois
Les statuts Rejeté, Plainte, Retardé ou Échec permettent d'identifier les emails à traiter. Un renvoi crée une nouvelle preuve sans modifier la date du premier envoi de la facture.
Information
Prélèvement SEPA
Le module SEPA vous permet de générer des mandats de prélèvement et des fichiers de prélèvement à transmettre à votre banque.
Créez un mandat SEPA
Pour chaque locataire qui paie par prélèvement, créez un mandat SEPA avec ses coordonnées bancaires (IBAN/BIC). Le locataire doit signer ce mandat.
Générez le fichier de prélèvement
En fin de mois, générez un fichier SEPA regroupant tous les prélèvements à effectuer. Ce fichier au format XML peut être transmis directement à votre banque.
Avoirs (notes de crédit)
Si vous devez annuler ou corriger une facture déjà validée, vous pouvez émettre un avoir (note de crédit). L'avoir est lié à la facture d'origine et vient en déduction du montant dû.
Depuis la fiche d'une facture, cliquez sur Créer un avoir. Renseignez le motif et le montant (total ou partiel). La facture originale est automatiquement mise à jour.
Dans la situation du compte locataire, l'avoir apparaît au crédit et réduit le solde dû. Un avoir total peut solder la facture d'origine.
Questions fréquentes sur la facturation
Comment créer une facture manuellement ?
Allez dans Facturation > Nouvelle facture. Sélectionnez le bail, la période et les lignes de facturation (loyer, charges, taxes, honoraires). La facture est créée en brouillon.
Comment annuler une facture déjà validée ?
Depuis la fiche facture, cliquez sur Créer un avoir. L'avoir annule le montant et la facture originale est automatiquement marquée comme annulée. Vous ne pouvez pas supprimer une facture validée directement.
Comment gérer un paiement partiel ?
Enregistrez le paiement avec le montant effectivement reçu. La facture passe au statut Partiellement payée et le solde restant dû est affiché clairement sur la fiche facture.
Comment envoyer une facture par email au locataire ?
Depuis Facturation > À traiter, la section Factures à envoyer permet l'envoi groupé des factures validées. Depuis la fiche d'une facture, utilisez Envoyer au locataire pour un envoi individuel.
Comment renvoyer une facture déjà envoyée ?
Ouvrez la facture depuis l'onglet Factures, puis cliquez sur Renvoyer au locataire. La date du premier envoi est conservée, et le renvoi crée une nouvelle preuve d'envoi avec son propre statut de livraison.
Où trouver la preuve d'envoi d'une facture ou d'une quittance ?
Depuis la fiche facture, consultez la carte Preuves d'envoi. Vous pouvez aussi ouvrir Documents > Preuves d'envoi pour rechercher par destinataire, statut, période ou type de document.
Les factures sont-elles générées automatiquement ?
Oui, chaque jour à 7h du matin, MyGestia génère des brouillons de factures pour tous les baux actifs. Ces brouillons doivent ensuite être vérifiés et validés manuellement avant envoi.
Comment valider plusieurs factures en une fois ?
Dans l'onglet Brouillons, sélectionnez les factures souhaitées à l'aide des cases à cocher, puis utilisez l'action groupée Valider pour les valider toutes en un clic.
Comment voir les factures impayées ?
Cliquez sur l'onglet Relances sur la page Facturation. Il synthétise les factures en retard et ouvre le module Relances pour l'envoi et l'historique des relances.
Où voir la facturation d'un seul locataire ?
Ouvrez la fiche du locataire. L'onglet Facturation liste ses pièces de facturation avec filtres, validation des brouillons et duplication, puis l'onglet Compte locataire affiche le solde détaillé avec paiements, avoirs et imports historiques.
Un import de relevé crée-t-il des factures ?
Non. L'import d'un relevé d'ancien logiciel crée uniquement des mouvements historiques dans le compte locataire. Il ne consomme aucun numéro de facture et ne modifie pas la numérotation MyGestia.
Comment personnaliser le contenu d'une facture ?
Chaque facture peut comporter des lignes personnalisées : loyer, charges, taxes, honoraires ou tout autre intitulé. Modifiez les lignes directement depuis la fiche facture, tant qu'elle est au statut brouillon.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?
C'est un reçu officiel attestant que le locataire a payé son loyer pour une période donnée. Elle est générée uniquement pour les factures dont le paiement est complet (pas pour les paiements partiels).
Comment générer une quittance ?
Depuis la fiche d'une facture entièrement payée, cliquez sur Générer la quittance. Le PDF est créé automatiquement et peut être téléchargé ou envoyé par email au locataire.
Comment fonctionnent les relances automatiques ?
Les relances suivent 3 niveaux : courtoise (7 jours après l'échéance), ferme (21 jours) et mise en demeure (45 jours). Elles sont envoyées automatiquement chaque lundi à 8h du matin.
Comment désactiver les relances automatiques pour un locataire ?
Les relances automatiques s'appliquent à toutes les factures impayées. Si vous souhaitez gérer un locataire au cas par cas, vous pouvez envoyer les relances manuellement depuis la page Relances.
Qu'est-ce que le prélèvement SEPA ?
C'est un système de prélèvement automatique européen. Créez un mandat SEPA avec l'IBAN du locataire, puis générez un fichier XML regroupant tous les prélèvements à effectuer. Ce fichier est à transmettre directement à votre banque.
Comment régulariser les charges en fin d'année ?
Comparez les provisions versées par le locataire avec les charges réellement engagées, puis créez une facture de régularisation. Si le locataire a trop payé, émettez un avoir pour le montant excédentaire.
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