Gestion locative
Baux, locataires, révisions de loyer, charges, provisions et contacts : tout pour gérer vos locations au quotidien.
Gestion des baux
Le bail est le contrat qui lie un locataire à un lot. La page Baux affiche deux sections : les baux actifs (en cours) et les baux terminés (résiliés, expirés).
Le tableau récapitulatif présente pour chaque bail : le nom du locataire, le loyer mensuel HT, la fréquence de paiement, le type de bail et son statut. Le total des loyers mensuels est calculé en bas du tableau.
Exemple concret :
Vous avez 5 baux actifs totalisant 4 250 €/mois de loyers : un bail habitation (950 €), un meublé (780 €), un commercial 3/6/9 (1 500 €), un professionnel (620 €) et un bail mixte (400 €). Le tableau affiche chaque bail avec un badge de couleur pour le type et le statut.
Types de baux disponibles :
- Habitation : bail d'habitation classique (loi du 6 juillet 1989)
- Meublé : bail de location meublée
- Commercial 3/6/9 : bail commercial avec renouvellement triennal
- Commercial dérogatoire : bail de courte durée (max. 3 ans)
- Professionnel : bail pour professions libérales
- Mixte : bail combinant habitation et activité professionnelle
- Saisonnier : bail de courte durée pour location saisonnière
Statuts d'un bail :
- En cours : bail actif, loyer dû
- Résilié : bail terminé par le locataire ou le bailleur
- Renouvelé : bail reconduit
- En négociation : conditions en cours de discussion
- Contentieux : litige en cours
Information
Fiche bail détaillée
En cliquant sur un bail, vous accédez à sa fiche complète, organisée en colonnes :
Informations générales
Type de bail, fréquence de paiement, dates de début et fin, durée, période de franchise, pas-de-porte, clause de travaux du locataire.
Loyer et finances
Loyer de base HT, loyer actuel HT (si révisé), TVA applicable, dépôt de garantie. Si le bail est indexé : type d'indice (IRL/ILC/ILAT), valeur de référence, trimestre et fréquence de révision.
Provisions sur charges et taxes
Charges provisionnelles mensuelles avec détail par catégorie. La régularisation annuelle compare le provisionné au réel.
Révisions de loyer
Historique de toutes les révisions avec possibilité de valider ou rejeter chaque révision proposée.
Avenants
Liste des modifications apportées au bail après sa signature (changement de loyer, de clause, etc.).
Vie du bail
Statut du bail, résiliation, renouvellement, négociation, contentieux, changement de locataire, titulaires successifs, événements juridiques et états des lieux.
Documents
PDF du bail, signature électronique, avenants et documents GED rattachés au bail.
Information
Vie du bail et changement de locataire
L'onglet Vie du bail centralise tout ce qui arrive au bail après sa création : statut, événements, états des lieux et titulaires successifs.
Ouvrir l'onglet Vie du bail
Depuis la fiche d'un bail, cliquez sur Vie du bail. Vous y retrouvez les actions de statut et l'historique des événements.
Changer le titulaire du bail
Cliquez sur Changer le locataire, sélectionnez le nouveau locataire, indiquez la date d'effet et la nature du changement : cession du fonds, cession du droit au bail, substitution, fusion ou autre.
Contrôler l'historique
L'ancien titulaire est clôturé à la date d'effet, le nouveau devient titulaire actuel, et un événement de cession est ajouté à la chronologie. Le bail conserve son numéro et sa durée initiale.
Exemple concret :
La société Alpha cède son fonds de commerce à la société Beta le 01/05/2026. Vous ouvrez le bail commercial, onglet Vie du bail, cliquez sur Changer le locataire, choisissez Beta et renseignez la date d'effet. Le bail reste le même, mais l'historique indique Alpha jusqu'au 01/05/2026 puis Beta comme titulaire actuel.
Attention
Gestion des locataires
La page Locataires affiche un tableau paginé avec recherche et filtres avancés.
Vous pouvez filtrer par : indicateur de risque (vert/orange/rouge), statut d'assurance, type d'entité (personne physique ou morale).
Le tableau affiche pour chaque locataire : nom (avec avatar), type d'entité, loyer total cumulé sur tous ses baux, localisation (immeuble + lots), statut d'assurance et indicateur de risque.
La fiche locataire propose désormais deux onglets distincts : Facturation pour retrouver, filtrer, valider et dupliquer les pièces de facturation du locataire, et Compte locataire pour le solde, les paiements, les avoirs et les mouvements historiques importés.
Elle affiche aussi un bloc Documents avec le nombre de pièces rattachées au locataire, un accès direct à la GED filtrée et un raccourci pour ajouter un document déjà associé à ce locataire.
Indicateurs de risque :
- Fiable : paiements à jour, assurance valide
- Vigilance : retards de paiement ponctuels ou assurance expirant
- Risque : impayés récurrents, assurance expirée
Créer un locataire
Cliquez sur Nouveau locataire. Renseignez l'identité (personne physique : nom, prénom, date de naissance ; personne morale : raison sociale, SIRET), les coordonnées (email, téléphone) et l'adresse.
Documents du locataire
Joignez les pièces justificatives : pièce d'identité, justificatif de domicile, attestation d'assurance, fiches de paie, etc. L'assurance est suivie avec alerte d'expiration automatique.
Révisions de loyer
Les révisions sont calculées automatiquement à partir des indices INSEE (IRL pour l'habitation, ILC pour le commerce, ILAT pour les bureaux). L'application récupère les indices chaque trimestre et propose les révisions lorsqu'elles sont dues.
Consultez les révisions en attente
Allez dans Révisions. Vous verrez la liste de toutes les révisions dues avec le loyer actuel, le nouveau loyer calculé et le pourcentage d'augmentation.
Validez ou rejetez
Pour chaque révision, vous pouvez Valider (le loyer est mis à jour automatiquement) ou Rejeter (le loyer reste inchangé). Un historique complet est conservé.
Exemple concret — Calcul d'une révision IRL :
Bail habitation, loyer de base 850 €, indexé IRL T2. IRL T2 2025 = 142,25 (ancien indice), IRL T2 2026 = 144,60 (nouvel indice). Nouveau loyer = 850 × (144,60 / 142,25) = 864,05 € (+1,65%). L'application affiche cette révision dans la page Révisions. Vous validez d'un clic, et le nouveau loyer s'applique sur la prochaine facture.
Astuce
Charges et provisions
Le module Charges vous permet de suivre toutes les dépenses liées à vos immeubles : charges de copropriété, taxes foncières, assurances, entretien, etc.
Chaque charge est classée par catégorie et par nature : exploitant (à la charge du propriétaire) ou récupérable (refacturable au locataire).
Bibliothèque de charges
Créez des modèles de charges récurrentes pour gagner du temps. Définissez la catégorie, la nature, le fournisseur par défaut et le montant habituel.
Comptes rendus
Générez des décomptes annuels par locataire, immeuble ou catégorie, utiles pour la régularisation annuelle des charges. Les périodes d'occupation partielles sont prises en compte quand un locataire entre ou sort en cours d'année.
Preuve d'envoi
L'envoi d'un décompte annuel par email crée une preuve avec statut de livraison, empreinte du PDF joint et attestation exportable depuis Documents > Preuves d'envoi.
Carnet de contacts
Le module Contacts centralise tous vos interlocuteurs : prestataires, notaires, experts, syndics, agences et autres.
Les contacts sont affichés sous forme de cartes classées par type, avec un code couleur par catégorie. Vous pouvez rechercher et filtrer par type ou par spécialité.
Le bouton Synchroniser les locataires importe automatiquement tous les locataires actifs dans le carnet de contacts, pour les retrouver facilement.
Questions fréquentes sur la gestion locative
Comment résilier un bail ?
Rendez-vous sur la fiche du bail concerné, onglet Vie du bail, puis cliquez sur Résilier le bail. Le lot associé redeviendra automatiquement vacant.
Comment gérer une cession de fonds de commerce ?
Ouvrez la fiche du bail, onglet Vie du bail, puis cliquez sur Changer le locataire. Sélectionnez le repreneur, indiquez la date d'effet et choisissez la nature « Cession du fonds de commerce ». Le bail n'est pas recréé : seul le titulaire actuel change.
Puis-je renouveler un bail expiré ?
Non, un bail résilié ou expiré ne peut pas être réactivé. Vous devez créer un nouveau bail pour le même lot et le même locataire si nécessaire.
Comment modifier le loyer d'un bail ?
Le loyer peut être modifié de deux façons : via une révision de loyer automatique basée sur les indices INSEE (IRL, ILC, ILAT), ou via un avenant au bail pour toute modification contractuelle.
Comment fonctionne la révision automatique de loyer ?
La révision est basée sur les indices INSEE. La formule appliquée est : nouveau loyer = ancien loyer × (nouvel indice / ancien indice). L'application propose automatiquement la révision à la date anniversaire du bail. Vous pouvez la valider ou la rejeter.
Comment faire un rattrapage de révisions en retard ?
Rendez-vous sur la page Indices et cliquez sur le bouton Rattraper. L'application calculera année par année les révisions manquées et vous proposera de les appliquer.
Comment ajouter un avenant au bail ?
Depuis la fiche bail, rendez-vous dans la section Avenants et cliquez sur Nouvel avenant. Renseignez l'objet de la modification, la date d'effet et les nouvelles conditions applicables.
Comment gérer le dépôt de garantie ?
Le montant du dépôt de garantie est renseigné lors de la création du bail. Il est affiché sur la fiche bail et pris en compte dans les rapports financiers. Sa restitution est gérée lors de la résiliation du bail.
Comment archiver un locataire qui est parti ?
Le locataire est automatiquement archivé lorsque son dernier bail est résilié. Conformément au RGPD, ses données personnelles sont conservées pendant 5 ans après la fin de la relation contractuelle, puis supprimées.
Comment gérer les charges récupérables ?
Dans le module Charges, créez des charges avec la nature « Récupérable ». Ces charges seront automatiquement prises en compte lors de la régularisation annuelle et refacturées au locataire concerné.
Comment créer une provision sur charges ?
Depuis la fiche bail, rendez-vous dans la section Charges et cliquez sur Ajouter une provision. Définissez la catégorie de charge et le montant mensuel provisionné.
Comment faire la régularisation annuelle des charges ?
Comparez le total des provisions versées par le locataire au total réel des charges récupérables de l'année. Si le locataire n'a occupé le lot qu'une partie de l'exercice, le calcul et le compte rendu annuel tiennent compte de sa période d'occupation. Créez ensuite une facture de régularisation ou un avoir selon le solde.
Comment prouver l'envoi du décompte annuel ?
Après l'envoi, ouvrez le décompte ou le registre Documents > Preuves d'envoi. Vous y retrouvez le destinataire, les horodatages, le statut de livraison, l'empreinte du PDF et l'attestation PDF exportable.
Comment synchroniser les locataires dans le carnet de contacts ?
Rendez-vous sur la page Contacts et cliquez sur le bouton Synchroniser les locataires. Tous les locataires actifs seront automatiquement importés dans votre carnet de contacts.
Comment ajouter un garant ou une caution pour un locataire ?
Lors de la création du bail, vous pouvez renseigner les informations du garant : nom, prénom, adresse et profession. Ces informations sont conservées dans la fiche bail et accessibles à tout moment.
Cet article vous a-t-il été utile ?