Documents, Dataroom, preuves d'envoi et signatures
Stockez, organisez, partagez, prouvez vos envois et faites signer vos documents en toute sécurité.
Stockage sécurisé des documents
MyGestia offre un espace de stockage sécurisé pour tous vos documents immobiliers. Les fichiers sont hébergés sur Supabase Storage (infrastructure européenne) et accessibles via des URLs signées à durée limitée.
Les documents peuvent être rattachés à différentes entités : immeuble, lot, bail, locataire ou société. Ils sont automatiquement classés par catégorie.
Depuis une fiche locataire, le bloc Documents permet d'ouvrir directement les documents filtrés sur ce locataire ou d'ajouter un nouveau document déjà pré-rattaché.
Catégories de documents :
- Patrimoine : titres de propriété, actes d'acquisition, plans, diagnostics, permis et autorisations de travaux
- Location : baux, avenants, états des lieux et quittances
- Juridique société : statuts, PV d'assemblée, Kbis, mandats de gestion et règlements de copropriété
- Financier : comptes annuels, liasses fiscales, budgets, expertises et factures
- Assurance : attestations locataires, polices immeuble et attestations décennales
- Administratif : contrats prestataires, courriers, correspondances et autres documents
Ajouter un document
Choisissez l'entité
Depuis la fiche d'un immeuble, d'un bail ou d'un locataire, accédez à la section Documents. Sur une fiche locataire, le bouton Ajouter un document ouvre le formulaire avec le locataire déjà sélectionné.
Uploadez le fichier
Cliquez sur Ajouter un document. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur (PDF, JPG, PNG, DOCX acceptés). La taille maximale est de 20 Mo par fichier.
Renseignez les métadonnées
Donnez un nom au document, sélectionnez la catégorie groupée et, si applicable, la date d'expiration. Vous pouvez aussi ajouter des tags pour faciliter la recherche. Les documents avec date d'expiration déclenchent des alertes automatiques.
Exemple concret :
Vous recevez le DPE de l'immeuble « Résidence les Acacias » au format PDF. Depuis la fiche immeuble > Documents, cliquez sur Ajouter, uploadez le fichier « DPE_Acacias_2026.pdf », catégorie « Diagnostic », date d'expiration 15/04/2036. Le document est stocké, un badge vert « Valide » s'affiche. Dans 9 ans et 9 mois, un badge orange « Expire bientôt » vous alertera.
Astuce
Preuves d'envoi et attestations
Le registre Documents > Preuves d'envoi centralise les preuves des emails importants : factures, quittances, décomptes annuels de charges, courriers et relances.
Chaque preuve conserve le destinataire, le sujet, la date d'envoi, l'identifiant Resend, le statut de livraison, l'empreinte du contenu HTML envoyé et, lorsqu'une pièce jointe existe, l'empreinte du PDF envoyé.
Suivre le statut
Les cartes de synthèse indiquent les emails envoyés, livrés, retardés, rejetés, en plainte ou échoués. Les filtres permettent d'isoler un statut, un module métier, un destinataire ou une période.
Consulter une preuve
La page détail affiche l'historique complet des événements Resend, les horodatages, les empreintes SHA-256, le contexte métier lié et les preuves associées au même document ou au même destinataire.
Exporter le dossier de preuve
Vous pouvez exporter une attestation PDF pour un envoi précis, un export JSON complet avec les données techniques ou un export CSV filtré pour un audit global.
Information
Dataroom partagée
La Dataroom est un espace de partage sécurisé destiné à vos partenaires externes : banques, notaires, acquéreurs potentiels, experts-comptables.
Créez un lien de partage
Depuis les documents d'un immeuble ou d'une société, sélectionnez les documents à partager et cliquez sur Créer un lien Dataroom.
Configurez l'accès
Définissez la durée de validité du lien (7 jours, 30 jours, etc.) et un éventuel mot de passe. Le destinataire pourra consulter et télécharger les documents sans se connecter à MyGestia.
Partagez le lien
Copiez le lien et envoyez-le à votre interlocuteur par email ou messagerie. Vous pouvez révoquer l'accès à tout moment.
Attention
Signatures électroniques
MyGestia intègre un module de signature électronique pour faire signer vos documents directement dans l'application : baux, avenants, mandats SEPA, états des lieux, etc.
Préparez le document
Uploadez le document à signer (PDF). Indiquez les zones de signature pour chaque signataire.
Envoyez pour signature
Renseignez l'email des signataires. Chaque personne reçoit un lien sécurisé pour signer le document depuis son navigateur, sans créer de compte.
Suivez l'avancement
L'état de chaque signature est visible en temps réel : en attente, signé, refusé. Une fois tous les signataires ayant signé, le document final est archivé automatiquement.
Organisation et recherche
Les documents sont automatiquement organisés par entité (immeuble, bail, locataire) et par catégorie. Vous pouvez les retrouver de plusieurs façons :
- Par entité : depuis la fiche d'un immeuble, bail ou locataire, section Documents
- Par locataire : depuis la fiche locataire, cliquez sur Voir les documents pour ouvrir la GED filtrée sur ce locataire
- Par catégorie : filtrez par thème puis par type de document (diagnostic, bail, facture, assurance, etc.)
- Par recherche : utilisez la barre de recherche globale ou la recherche plein texte pour retrouver un document par son nom, ses tags ou son contenu indexé
- Par expiration : les documents arrivant à expiration sont signalés par un badge orange ou rouge
- Par version : remplacez un fichier tout en conservant l'historique des versions précédentes
- Par sélection multiple : appliquez des actions de masse aux documents cochés
Sécurité des documents
La sécurité de vos documents est assurée par plusieurs mécanismes :
- Stockage chiffré : les fichiers sont stockés sur une infrastructure européenne sécurisée (Supabase Frankfurt)
- URLs signées : les liens de téléchargement expirent après 5 minutes pour empêcher le partage non autorisé
- Contrôle d'accès : seuls les utilisateurs ayant accès à la société peuvent voir les documents
- Audit trail : chaque consultation, téléchargement et preuve d'envoi est enregistré dans les logs d'activité
- Empreintes cryptographiques : les preuves d'envoi conservent les empreintes SHA-256 des contenus envoyés et des payloads webhook reçus
- Dataroom isolée : les partenaires externes ne voient que les documents explicitement partagés
Questions fréquentes sur les documents
Quels formats de fichiers sont acceptés ?
PDF, JPG, PNG, DOCX et XLSX. La taille maximale est de 20 Mo par fichier.
Comment partager des documents avec un notaire ou une banque ?
Créez un lien Dataroom avec les documents sélectionnés. Le lien peut avoir un mot de passe et une durée de validité limitée. Le destinataire consulte les fichiers sans se connecter à MyGestia.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Uploadez un PDF, définissez les zones de signature pour chaque signataire, puis envoyez-le par email. Les signataires signent directement depuis leur navigateur sans créer de compte.
La signature électronique a-t-elle une valeur légale ?
Oui, la signature électronique est reconnue par la loi française et européenne (règlement eIDAS). Elle a la même valeur qu'une signature manuscrite.
Comment retrouver un document précis ?
Utilisez la recherche globale (Ctrl+K), filtrez par catégorie, par tag ou par entité (immeuble, bail, locataire). Les documents arrivant à expiration sont également signalés par un badge.
Comment prouver qu'un email important a été envoyé ?
Ouvrez Documents > Preuves d'envoi, filtrez par destinataire, module ou période, puis ouvrez la preuve. Vous pouvez télécharger une attestation PDF ou un export JSON détaillé.
Les documents sont-ils sauvegardés automatiquement ?
Oui, ils sont stockés sur une infrastructure européenne sécurisée (Supabase Frankfurt) avec redondance. Aucune sauvegarde manuelle n'est nécessaire.
Comment révoquer l'accès à une Dataroom ?
Depuis la page Dataroom, cliquez sur le lien de partage et supprimez-le. L'accès est immédiatement révoqué pour le destinataire.
Puis-je classer automatiquement mes documents ?
Oui, l'analyse IA (plan Enterprise) catégorise automatiquement les documents uploadés en 9 catégories : bail, avenant, quittance, facture, diagnostic, assurance, titre de propriété, contrat et état des lieux.
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