Courriers et relances
Modèles de lettres conformes à la législation, relances automatiques à 3 niveaux et génération de courriers assistée par IA.
Bibliothèque de modèles de courriers
Le module Courriers propose une bibliothèque de modèles de lettres prêts à l'emploi, classés par catégorie et conformes à la législation en vigueur.
Catégories de modèles :
Loyer
Relance impayé, mise en demeure, avis d'échéance, révision de loyer
Bail
Congé bailleur, congé locataire, renouvellement, résiliation
Charges
Régularisation annuelle, appel de provisions, décompte détaillé
Travaux
Avis de travaux, demande d'accès au logement, fin de travaux
Assurance
Demande d'attestation, relance attestation expirée
Administratif
Attestation de domicile, quittance, certificat de loyer
Envoyer un courrier
Choisissez un modèle
Allez dans Courriers, parcourez les modèles par catégorie ou utilisez la barre de recherche. Cliquez sur le modèle souhaité.
Sélectionnez les destinataires
Choisissez un ou plusieurs destinataires (locataires, copropriétaires). Les variables dynamiques sont remplacées automatiquement.
Personnalisez si nécessaire
Le texte est pré-rempli avec les variables : {nom_locataire}, {adresse_lot}, {montant_loyer}, {date_echeance}. Vous pouvez modifier le texte avant envoi.
Envoyez ou générez le PDF
Envoyez par email directement ou téléchargez le PDF pour envoi postal. Le courrier est automatiquement archivé dans l'historique du locataire.
Exemple concret :
Vous sélectionnez le modèle « Relance loyer impayé - Niveau 1 ». Vous choisissez Jean Dupont comme destinataire. Le courrier est pré-rempli : « Monsieur Jean Dupont, nous constatons que votre loyer de 950 € du 01/04/2026 n'a pas été réglé à ce jour... ». Vous l'envoyez par email en un clic.
Génération de courriers par IA
Avec le plan Enterprise, l'assistant IA peut rédiger des courriers sur mesure. Indiquez le sujet, le ton souhaité (courtois, formel, juridique) et l'IA génère un courrier complet avec les références légales appropriées.
Exemple concret :
Vous demandez à l'IA : « Rédige une mise en demeure pour loyers impayés de mars et avril 2026, ton juridique ». L'IA génère un courrier formel avec les articles de loi applicables (loi du 6 juillet 1989), les montants exacts et les délais légaux de régularisation.
Information
Relances automatiques des impayés
Le module Relances gère automatiquement le suivi des factures impayées selon un système progressif en 3 niveaux :
Niveau 1 — Relance courtoise (J+7)
Envoyée 7 jours après la date d'échéance. Ton amical : « Nous vous rappelons que votre loyer de 950 € du 01/04/2026 n'a pas encore été réglé. Il s'agit peut-être d'un oubli... »
Niveau 2 — Relance ferme (J+21)
Envoyée 21 jours après l'échéance. Ton plus formel mentionnant les conséquences : « Malgré notre précédent rappel, votre loyer reste impayé. Nous vous demandons de régulariser cette situation sous 8 jours... »
Niveau 3 — Mise en demeure (J+45)
Envoyée 45 jours après l'échéance. Dernier rappel avant procédure : « Faute de règlement dans un délai de 8 jours, nous serons contraints d'engager les voies de recouvrement prévues par la loi... »
Information
Suivi des relances
La page Relances affiche toutes les factures impayées (statut En retard, Partiellement payée ou Relancée) avec :
- Le nom du locataire et son type (personne physique ou morale)
- Le numéro de facture, le montant TTC et la date d'échéance
- Le nombre de relances déjà envoyées et le niveau actuel
- Les paiements partiels déjà reçus
Un historique complet des relances est accessible pour chaque locataire, avec les dates d'envoi et les niveaux.
Créer vos propres modèles
Accédez à la gestion des modèles
Allez dans Courriers > Modèles > Créer un modèle.
Rédigez votre modèle
Utilisez les variables dynamiques disponibles dans votre texte. Les variables sont remplacées automatiquement à l'envoi.
Catégorisez et sauvegardez
Attribuez une catégorie à votre modèle (loyer, bail, charges...) pour le retrouver facilement. Le modèle est propre à votre société.
Astuce
{nom_locataire}, {prenom_locataire}, {adresse_lot}, {montant_loyer}, {date_echeance}, {nom_societe}, {nom_immeuble}.Questions fréquentes
Puis-je désactiver les relances automatiques pour un locataire ?
Les relances automatiques s'appliquent à toutes les factures impayées. Si vous gérez un cas particulier (accord de paiement échelonné), envoyez les relances manuellement depuis la page Relances au cas par cas.
Puis-je envoyer un courrier à tous les locataires d'un immeuble ?
Oui, choisissez le mode « Envoi par immeuble » lors de la sélection des destinataires. Chaque locataire reçoit un courrier personnalisé avec ses propres données.
Les courriers envoyés sont-ils archivés ?
Oui, chaque courrier est automatiquement enregistré dans l'historique du locataire et dans le module Documents. Vous pouvez le retrouver et le renvoyer à tout moment.
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