Automatisation et IA
Workflows automatisés, assistant IA conversationnel, prédiction d'impayés, import intelligent et tickets de maintenance.
Workflows automatisés
Le module Workflows permet de créer, activer, exécuter et suivre des automatisations simples pour votre gestion locative. Depuis la navigation Automatisation > Workflows, vous pouvez configurer un déclencheur, une première étape opérationnelle et consulter l'historique d'exécution.
Types de déclencheurs :
- Événement : se déclenche quand quelque chose se produit (facture en retard, bail expirant, nouveau locataire...)
- Planifié : s'exécute selon un calendrier (tous les lundis, le 1er du mois, chaque trimestre...)
- Manuel : vous le déclenchez vous-même quand vous le souhaitez
Étapes disponibles :
Envoyer un email
Email personnalisé au locataire ou au gestionnaire
Notification
Notification dans l'application
Générer un PDF
Facture, quittance ou rapport
Délai
Attendre X jours avant l'étape suivante
Relance
Envoyer une relance de niveau 1, 2 ou 3
Changement de statut
Modifier le statut d'une facture, d'un bail...
Créer une tâche
Ajouter une tâche de suivi
Condition
Si/sinon pour brancher le workflow
Webhook
Appeler une URL externe (API tierce)
Exemple concret — Workflow de relance intelligente :
Déclencheur : « Facture passe en retard »
→ Étape 1 : Attendre 3 jours
→ Étape 2 : Envoyer email de relance courtoise (niveau 1)
→ Étape 3 : Attendre 14 jours
→ Étape 4 : Condition — si toujours impayée :
→ Oui : Envoyer relance ferme (niveau 2) + Notification au gestionnaire
→ Non : Fin du workflow
→ Étape 5 : Attendre 21 jours
→ Étape 6 : Envoyer mise en demeure (niveau 3)
Information
Assistant IA conversationnel
L'Assistant IA (plan Enterprise) est un chatbot intelligent qui connaît votre patrimoine et peut répondre à vos questions en langage naturel.
3 onglets disponibles :
Chatbot
Posez des questions en français sur votre gestion : « Quels locataires ont des impayés de plus de 30 jours ? », « Quel est mon taux d'occupation sur la SCI Soleil ? », « Résume l'activité du mois dernier ». L'IA interroge vos données en temps réel et répond de manière contextuelle.
Générateur de courriers
Décrivez le courrier souhaité et l'IA le rédige : sujet, corps avec mise en forme, références légales, ton adapté (courtois, formel, juridique) et résumé. Exemple : « Rédige une lettre de congé pour vente au locataire de l'Apt 2B ».
Prédiction d'impayés
L'IA analyse l'historique de paiement de chaque locataire sur les 12 derniers mois et calcule : un score de risque, le niveau de risque (faible/moyen/élevé/critique), la probabilité de défaut, le nombre de jours de retard prévisible et des recommandations d'action.
Exemple concret — Prédiction d'impayés :
L'IA analyse Jean Dupont : 3 retards de paiement sur 12 mois (5, 12 et 8 jours), montants moyens de 1 030 €. Résultat : Score de risque 65/100, Niveau « Moyen », Probabilité de défaut 35%, Retard prévisible 7 jours. Recommandation : « Mettre en place un prélèvement automatique SEPA pour sécuriser les paiements ».
Tickets de maintenance
Le module Tickets centralise toutes les demandes d'intervention technique, qu'elles viennent de vous, de vos gestionnaires ou directement des locataires via le portail.
Statuts d'un ticket :
Priorités :
- Basse : demande non urgente (peinture, petit aménagement)
- Normale : intervention standard (robinet qui goutte, volet coincé)
- Haute : problème impactant le confort (chauffage en panne, fuite modérée)
- Urgente : danger ou dégât immédiat (fuite d'eau importante, panne électrique, effraction)
Catégories :
Maintenance générale, Plomberie, Électricité, Chauffage, Nuisances, Parties communes, Document, Facturation, Assurance, Autre.
Exemple concret :
Un locataire signale une fuite sous l'évier via le portail locataire. Le ticket est créé automatiquement : catégorie « Plomberie », priorité « Haute », statut « Ouvert ». Vous assignez le plombier M. Martin et passez le statut à « En cours ». Après l'intervention, vous passez à « Résolu » et le locataire est notifié.
Import intelligent (IA)
Le module Import (plan Enterprise pour l'IA) permet d'importer vos données depuis des fichiers CSV, Excel ou directement depuis des PDF de baux.
L'import IA analyse le contenu d'un PDF de bail et extrait automatiquement : le nom du locataire, l'adresse du lot, le montant du loyer, les dates de début et de fin, le type de bail et les charges. Vous vérifiez les données extraites, corrigez si nécessaire, puis validez — l'immeuble, le lot, le locataire et le bail sont créés en une seule opération.
Astuce
Indices INSEE
Le module Indices suit les 4 indices de référence pour les révisions de loyer :
| Indice | Usage | Délai de publication |
|---|---|---|
| IRL | Baux d'habitation | ~45 jours après le trimestre |
| ILC | Baux commerciaux | ~90 jours après le trimestre |
| ILAT | Baux tertiaires (bureaux) | ~90 jours après le trimestre |
| ICC | Indice du coût de la construction | ~90 jours après le trimestre |
Les indices sont synchronisés automatiquement le 1er de chaque mois via l'API INSEE. Quand un nouvel indice est publié, MyGestia calcule automatiquement les révisions de loyer dues et les affiche dans le module Révisions.
Exemple concret — Révision de loyer :
Bail indexé IRL T1, loyer de base 950 €. IRL T1 2025 = 143,46, IRL T1 2026 = 145,81. Nouveau loyer = 950 × (145,81 / 143,46) = 965,56 €. L'application propose cette révision, vous la validez en un clic et le nouveau loyer est appliqué automatiquement sur les prochaines factures.
Questions fréquentes
Les workflows sont-ils disponibles sur tous les plans ?
Le suivi des workflows et les automatisations opérationnelles sont disponibles selon le plan. La création visuelle de workflows sur mesure n'est pas encore exposée dans l'interface ; les scénarios avancés avec conditions et webhooks restent réservés aux plans supérieurs.
L'assistant IA peut-il accéder à toutes mes données ?
L'assistant IA accède uniquement aux données de la société active. Il respecte les mêmes règles de permissions que votre rôle utilisateur. Il ne peut pas modifier de données, seulement les consulter et vous répondre.
Les locataires peuvent-ils créer des tickets depuis leur portail ?
Oui, le portail locataire inclut un bouton « Signaler un problème » qui crée automatiquement un ticket avec la catégorie et la description saisies par le locataire. Le gestionnaire reçoit une notification.
Comment rattraper des révisions de loyer oubliées ?
Allez dans Indices et utilisez le bouton Rattraper. L'application recalcule année par année les révisions manquées et vous propose de les appliquer rétroactivement.
La prédiction IA est-elle fiable ?
La prédiction est basée sur l'historique réel des 12 derniers mois de paiement du locataire. C'est un indicateur de tendance utile pour anticiper les risques, mais pas une certitude. Utilisez-la comme aide à la décision, pas comme verdict définitif.
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