La comptabilité immobilière obéit à des règles spécifiques qui combinent le plan comptable général, les obligations fiscales liées aux revenus fonciers et les contraintes de conformité FEC. Pour les foncières soumises à l'IS ou les SCI à l'IR, les enjeux diffèrent mais la rigueur reste identique.
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
Depuis 2014, toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir produire un FEC conforme à l'article A.47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Ce fichier contient l'intégralité des écritures comptables de l'exercice dans un format normalisé (18 colonnes obligatoires).
Les colonnes obligatoires incluent : JournalCode, JournalLib, EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib, PieceRef, PieceDate, EcritureLib, Debit, Credit, EcrtureLet, DateLet, ValidDate, Montantdevise, Idevise. Le séparateur est le pipe (|) ou la tabulation, et l'encodage doit être UTF-8 ou ISO 8859-15.
TVA sur les loyers commerciaux
Les loyers d'habitation sont exonérés de TVA. En revanche, les loyers commerciaux peuvent être soumis à la TVA sur option (article 260 du CGI). Cette option est irrévocable pendant une durée minimale de 9 ans (sauf cas de dispense) et permet de récupérer la TVA sur les travaux et les charges.
L'option pour la TVA s'exerce lot par lot. Le logiciel de gestion doit donc permettre de paramétrer le régime TVA au niveau de chaque lot et de générer les factures avec ou sans TVA selon la configuration.
Plan comptable immobilier
Les comptes les plus utilisés en gestion immobilière sont : 706 (Produits des activités annexes — loyers), 614 (Charges locatives), 616 (Primes d'assurance), 615 (Entretien et réparations), 661 (Charges d'intérêts). La ventilation correcte entre charges récupérables et non récupérables est essentielle pour la régularisation annuelle des charges.
Régularisation des charges
Les provisions sur charges versées mensuellement par les locataires doivent être comparées aux charges réelles en fin d'exercice. L'écart donne lieu à un complément ou un remboursement. Ce processus requiert un suivi rigoureux des factures de charges par immeuble et par lot.